Tietosuoja- ja rekisteriseloste

Tämä tietosuojakäytäntö on päivitetty 1.1.2024.

Tämä on EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (679/2016) mukainen selvitys henkilötietojen käsittelystä

Rekisterinpitäjä

Terapiaa Mielelle (Tmi)

Kampinkuja 2, 00100 Helsinki

Y-tunnus: 3409781-6

Rekisterin yhteyshenkilö

Erja Alanko

Kampinkuja 2, 00100 Helsinki

erja(at)terapiaamielelle.fi

Kaikissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä kysymyksissä ja omien oikeuksien käyttämiseen

liittyvissä tilanteissa rekisteröityä kehotetaan ottamaan yhteyttä tietosuojavastaavaan.

Rekisterin nimi ja ylläpidon peruste

Rekisterin nimi: Terapiaa Mielelle -asiakasrekisteri

Rekisterin ylläpidon peruste: Tietojen käsittelyn perusteena on asiakkaan yhteydenotto, asiakkaan ja Terapiaa Mielelle Tmi:n välinen asiakassuhde, asiakkaan antama suostumus tai sopimus ja asiakkaan antama toimeksianto.

Rekisteriin liittyvät sivustot

https://terapiaamielelle.fi  

https://terapiaamielelle.com 

Mihin tarkoituksiin tietojasi kerätään ja käsitellään?

Keräämme, säilytämme ja käsittelemme sinua koskevia henkilötietoja vain ennalta määriteltyihin käyttötarkoituksiin:

• yhteydenpitoon ja tiedottamiseen
• laskutukseen ja kirjanpitoon
• yhteistyön toteuttamiseen
• yhteistyön ja palveluiden kehittämiseen
• maksamiseen, laskutukseen ja kirjanpitoon
• mielipide- ja markkinatutkimukset
• palvelun laadun kehittäminen
• markkinointiviestintä
• markkinoinnin ja mainonnan kohdentaminen eri asiakasryhmille

Rekisterin sisältämät tiedot

Rekisterinpitäjä kerää rekisteröidyistä vain sellaisia henkilötietoja, jotka ovat olennaisia ja tarpeellisia tässä tietosuojaselosteessa selostettujen käyttötarkoitusten kannalta.

Terapiaa Mielelle Tmi:n asiakasrekisteriin tallennetaan tarpeen mukaisesti seuraavat henkilötiedot:

• Henkilön etu- ja sukunimi
• Sähköpostiosoite
• Postiosoite (mahdollista laskujen perintää varten)
• Puhelinnumero
• Henkilötunnus (mahdollista laskujen perintää varten)
• Tietoja käsitellyistä tilauksista sekä ostetuista tuotteista ja palveluista

Asiakkaalta kerätään postiosoite ja henkilötunnus, jos asiakkalta joudutaan myöhemmin perimään maksamattomia laskuja perintätoimiston toimesta. Näitä tietoja ei käytetä muihin tarkoituksiin.

Rekisterinpitäjä sitoutuu henkilötietojen salassapitoon ja käsittelee tietoja luottamuksellisesti. Terapiatapaamisten aikana tehdyt muistiinpanot tehdään anonyymissa muodossa niin, ettei henkilöä ole niiden perusteella mahdollista tunnistaa, eikä niitä tallenneta mihinkään järjestelmiin. Nämä muistiinpanot tuhotaan tietoturvallisesti jokaisen terapiajakson jälkeen.

Mistä saamme tietosi?

Keräämme sinua koskevia henkilötietoja vain sinulta itseltäsi. Saamme tietosi, kun esimerkiksi ostat Terapiaa Mielelle Tmi:n palveluita tai tuotteita.

Rekisteriin mahdollisesti tallennettavat tiedot saadaan: www-lomakkeilla lähetetyistä viesteistä, uutiskirjelistalle liittyessä, sähköpostitse, puhelimitse, sosiaalisen median palvelujen kautta, sopimuksista, asiakastapaamisista ja muista tilanteista, joissa luovutat tietojasi suostumuksella.

Millä oikeusperusteella käsittelemme henkilötietojasi?

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteena on rekisteröidyn eli sinun antama suostumus henkilötietojen käsittelyyn. Keräämme asiakkailtamme henkilötiedot pääsääntöisesti oikeutetun edun perusteella. Jos olemme tehneen sopimuksen kanssasi, käsittelyn oikeusperusteena on yhteistyösopimus.

Tietojen antamisen pakollisuus ja antamatta jättämisen seuraukset?

Jos et anna henkilötietoja tai salli niiden käsittelyä, emme pysty palvelemaan sinua ja täyttämään toimintamme tarkoitusta.

Säännönmukaiset tietolähteet

Käsiteltävät henkilötiedot saadaan säännönmukaisesti rekisteröidyltä eli sinulta itseltään.

Muilta sivustoilta upotettu sisältö

Tämän sivuston artikkelit voivat sisältää upotettua sisältöä (esimerkiksi videoita, kuvia, artikkeleita jne.). Toisilta sivustoilta tuodun upotetun sisällön avaaminen on verrattavissa siihen, että vierailija itse kävisi kolmannen osapuolen sivustolla.

Nämä sivustot voivat kerätä tietoa sinusta, käyttää evästeitä, upottaa kolmannen osapuolen seurantaevästeitä ja monitoroida vuorovaikutustasi upotetun sisällön kanssa, mukaan lukien vuorovaikutuksen seuranta jos ja kun olet kirjautunut käyttäjänä sivustolle.

Tuotteiden ja palveluiden maksuliikenne

Terapiaa Mielelle Tmi:n tuotteiden ja palveluiden ostaminen tapahtuu sähköisesti. Maksujen välittäjänä toimii:

• Holvi (Holvi Payment Services Ltd, y-tunnus 2193756-4)
• MobilePay (Vipps MobilePay AS, y-tunnus 3330214-4)

Asiakkaan verkkopankkimaksamisen tai luottokortin tiedot eivät tallennu Terapiaa Mielelle Tmi:n käyttämiin järjestelmiin, vaan jäävät maksujenvälityksestä vastaavan yrityksen tietoihin.

Myyntitapahtuman yhteydessä kerätään ne tiedot, joita tarvitaan asiakkaan kanssa viestimiseen ja tuotteen toimittamiseen sähköisesti. Kaikki ulkoistetut palveluntarjoajat vastaavat tietoturvasta ja asiakastietojen huolellisesta käsittelystä omalta osaltaan.

Henkilötietojen siirto ja luovuttaminen

Yksittäisten henkilötietojen siirto tai luovutus voi tapahtua kolmansille osapuolille vain lain sallimissa rajoissa. Henkilötietoja käytetään vain kerättyä tarkoitusta varten Terapiaa Mielelle Tmi:n toimesta. Kolmannet osapuolet ovat palveluntarjoajia, jotka ovat niinikään velvollisia pitämään henkilötiedot salassa ja huolehtimaan asianmukaisesta tietosuojasta.

Käytössä olevat palveluntarjoajat:

• Aatos Sign: Sopimusten sähköinen allekirjoitus ja tallennus
• Holvi: Laskutus- ja kirjanpito-ohjelma, verkkomaksupalvelut, verkkokauppa
• Webnode: Verkkosivut, uutiskirjeiden/oppaiden tilaajat
• MobilePay: mobiilimaksupalvelu
• Outlook: Sähköpostiviestintä, sähköinen kalenteri
  
• Teams, Zoom, GoogleMeets: verkkotapaaminen, verkkowebinaarit
• Vello: Sähköinen ajanvaraus
  
• SurveyPlanet: Asiakaspalautekysely
• Systeme.io: Verkkokurssi-alusta
• Brevo: Sähköpostimarkkinointi
  

Käytämme verkkopalvelussa myös kolmannen osapuolen analytiikkapalveluita (Google Analytics ja Facebook-pikseli) käytön analysointiin. Näihin palveluihin ei viedä henkilötietoja tai tietoja, joilla yksittäisen vierailijan pystyisi tunnistamaan.

Tietojen luovuttaminen EU:n ulkopuolelle

Asiakkaan tietoja ei yrityksen toimesta luovuteta EU:n ulkopuolelle. Yrityksen käyttämät yhteistyökumppanit ja palveluntarjoajat saattavat kuitenkin toimia EU:n ulkopuolella, jolloin heiltä edellytetään EU:n yleisen tietosuoja-asetuksessa määriteltyjen edellytysten täyttämistä.

Henkilötietojen käsittelijät

Henkilötietoja käsittelevät:

• Terapiaa Mielelle Tmi:n työntekijät
• Tilitoimisto, sen osalta kuin se on kirjanpitoa ja tilinpäätöstä varten tarpeellista (esim. myyntilaskujen käsittely): Holvi Payment Services Ltd. (2193756-4)
• Perintätoimisto, sen osalta kuin se on perintää varten tarpeellista: Intrum Oy (1470246-8)

Käyttämiemme palveluntarjoajien vastuulla on noudattaa voimassaolevaa tietosuojalainsäädäntöä.

Kuinka kauan säilytämme tietojasi

Säilytämme tietojasi asiakassuhteen ajan sekä seitsemän vuotta asiakassuhteen päättymisestä. Tämän jälkeen tiedot poistetaan ja tuhotaan tietoturvallisella tavalla.

Terapiatapaamisten aikana tehdyt muistiinpanot tehdään anonyymissa muodossa niin, ettei henkilöä ole niiden perusteella mahdollista tunnistaa, eikä niitä tallenneta mihinkään järjestelmiin. Nämä muistiinpanot tuhotaan tietoturvallisesti jokaisen terapiajakson jälkeen.

Rekisteröidyn oikeudet

• Oikeus saada pääsy henkilötietoihin
• Oikeus tietojen oikaisemiseen tai poistamiseen
• Oikeus saada tieto, jos henkilötietojasi oikaistaan tai rajoitetaan.
• Oikeus olla johtumatta automaattisen päätöksenteon kohteeksi ilman lainmukaista perustetta.
• Oikeus vaatia tietojen siirtoa järjestelmästä toiseen.
• Oikeus vastustaa automaattista käsittelyä ja profilointia.

Emme suorita tämän tietosuojaselosteen puitteissa rekisteröityjen henkilökohtaisiin ominaisuuksiin perustuvaa profilointia tai automaattiseen päätöksentekoon johtavaa tietojen käsittelyä, ellet sitä erikseen salli evästevalinnoillasi.

Sinulla on myös oikeus rajoittaa tai vastustaa henkilötietojesi käsittelyä EU:n tietosuoja-asetuksen artiklojen 18 ja 21 mukaisesti.

Miten käytät oikeuksiasi?

Voit käyttää edellä kuvattuja oikeuksiasi ottamalla yhteyttä yhteyshenkilöön, Erja Alankoon. Varauduthan todistamaan henkilöllisyytesi.

Mikäli katsot, ettei henkilötietojesi käsittely ole lainmukaista, sinulla on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle (Tietosuojavaltuutettu).

Miten täytät velvollisuutesi?

Sinun tulee käyttäjänä itse varmistaa omien tilien tietoturva sekä turvallisuus käyttämällä riittävän monimutkaisia salasanoja, vaihtamalla ne säännöllisesti sekä säilyttämällä niitä asianmukaisesti. Käyttäjän on myös itse varmistettava omien laitteiden turvallisuus.

Henkilötietorekisterin suojaus

Rekisterin tietoja ei luovuteta ulkopuolisille. Rekisterin käyttö edellyttää Terapiaa Mielelle Tmi:n antamia käyttöoikeuksia.

Terapiaa Mielelle Tmi huolehtii tietoturvasta mm. päivittämällä salasanat säännöllisesti ja käyttämällä aina mahdollisuuksien mukaan kaksivaiheista autentikointia. Terapiaamielelle.fi- sivustolla on ssl-sertifikaatti ja yrityksellä on asianmukaiset virustorjuntaohjelmistot päälaitteillaan. Yrityksen lukuun toimivien yritysten kanssa tehdään asianmukaiset sopimukset henkilötietojen lainmukaisesta turvallisesta käsittelystä. Yrityksen lukuun toimivat yritykset käsittelevät tietoja vain siinä laajuudessa, kuin heidän työtehtävänsä ja vastuunsa edellyttävät.

Rikkomuksista ilmoittaminen

Mikäli yrityksen tietoon tulee tietoturvarikkomus, se ilmoittaa siitä välittömästi asianosaisille käyttäjille, jotta he voivat tehdä tarvittavat suojaustoimenpiteet. Yritys sitoutuu ilmoittamaan asiakkailleen kaikista heidän tilinsä turvallisuutta koskevista asioista ja tarjoamaan heille kaikki tarvittavat tiedot, jotta he voisivat täyttää omat lakisääteiset ilmoitusvelvollisuudet.

Tietosuojakäytäntöjen muuttaminen

Rekisterinpitäjä kehittää toimintaansa jatkuvasti ja voi sen johdosta joutua tarpeen mukaan muuttamaan ja päivittämään tietosuojakäytäntöjään. Muutokset voivat perustua myös tietosuojaa koskevan lainsäädännön muuttumiseen. Mikäli muutokset pitävät sisällään uusia tarkoituksia henkilötietojen käsittelylle tai muutoin muuttuvat merkittävästi, rekisterinpitäjä ilmoittaa niistä sinulle etukäteen ja pyytää tarvittaessa sinulta suostumuksen.